Domingo, 22 Diciembre 2024

POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES TITULARES DE JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S

   Política aplicable a JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S: para el tratamiento a la protección de datos personales como cumplimiento
   a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y al decreto 1377 de 2013.

 

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

1. NORMATIVA LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales, según la normatividad vigente.

2. DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normativa legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

    1. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales de acuerdo con las finalidades descritas en la presente política.
    2. AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, informando acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información, la forma de acceder a las mismas y finalidades del tratamiento que se pretende dar a los mismos.
    3. TITULAR DEL DATO: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
    4. BASES DE DATOS: Conjunto organizado de información que serán objeto de tratamiento.
    5. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
    6. DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
    7. DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
    8. DATO SENSIBLE: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
    9. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones que se hagan sobre los datos personales. El tratamiento puede abarcar desde la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
    10. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
    11. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
    12. TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable; M) TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación del tratamiento de los datos personales, JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S: se regirá por los siguientes principios:

  1. PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  2. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  3. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  4. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
  5. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en el presente reglamento.
  6. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

4. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LA RECOLECCIÓN Y DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S:: podrá hacer uso de los datos personales de los titulares que hayan autorizado de manera expresa e informada dicho tratamiento para lo siguiente:

  1. Dar cumplimiento a su objeto social y desarrollar su actividades comerciales.
  2. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
  3. Informar a través de cualquier medio a sus clientes, proveedores y colaboradores acerca de productos o servicios que ofrezca o llegue a ofrecer en el mercado, o los que sean ofrecidos por sus subsidiarias o aliados estratégicos.
  4. Realizar y/o informar acerca de actividades publicitarias o promocionales a través de cualquier medio.
  5. Contactar mediante cualquier medio a sus proveedores, clientes o consumidores para cumplir con su objeto social y para llevar a cabo el giro ordinario de sus negocios.
  6. Realizar todas las gestiones administrativas, financieras y de mercadeo relacionadas directamente con el giro ordinario de sus actividades.
  7. Presentar información y/o informes cuando sea requerido por alguna entidad estatal o tercero debidamente autorizado.
  8. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información de los titulares de los datos personales con la base de datos de centrales de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de empresas de seguridad.
  9. Realizar informes estadísticos relacionados directa o indirectamente con los datos de sus clientes, proveedores, o colaboradores.
  10. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
  11. Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

PARÁGRAFO: Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, Lácteos de Cimitarra S.A: no procederá a vender, licenciar, transmitir, transferir o divulgar la misma, salvo que:

  1. Exista autorización expresa para hacerlo.
  2. Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.
  3. Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.
  4. Que sea requerido o permitido por la ley.

5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

El tratamiento de datos personales será la excepción, y siempre se contará con la autorización expresa e informada del titular. Dichos datos serán tratados acorde a su naturaleza, respetando en todos los casos el derecho a la privacidad de su titular. Cuando el tratamiento de datos sensibles tenga como finalidad realizar estadísticas, se suprimirá la identidad de los titulares de dichos datos. Es claro que los titulares de la información, en ningún caso estarán obligados a revelar datos personales sensibles.

6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños y adolescentes será la excepción. Dicho tratamiento deberá responder y respetar el interés superior de niños y adolescentes consagrado en la ley, asegurando la integridad de los mismos durante todo el proceso. En todo caso, para el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes se deberá contar con la autorización de sus padres de familia o de su representante legal.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrá ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S.

  1. ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN: En virtud del cual podrá actualizar o rectificar los datos personales objeto del tratamiento. El derecho de rectificación se podrá ejercer cuando los datos almacenados sean parciales, inexactos, incompletos o fraccionados. A su vez la actualización tendrá lugar cuando sobrevengan circunstancias nuevas que alteren la veracidad de los mismos, garantizando que sean precisos y suficientes.
  2. SOLICITAR PRUEBA DE AUTORIZACIÓN: Solicitar prueba de la autorización que otorgó el titular de la información para que se realice el tratamiento de datos personales salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
  3. INFORMACIÓN: En virtud del cual se solicita información acerca de los usos que le han dado a los datos personales objeto de tratamiento.
  4. DERECHO DE ACCESO: Se podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de Lácteos de Cimitarra S.A: para efectos de consultarlos de manera gratuita una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas, según los canales dispuestos para tales fines.
  5. PRESENTAR QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO; por infracciones a lo dispuesto en la presente política de tratamiento de datos personales, a la Ley 1581 de 2012 o al Decreto 1377 de 2013.
  6. REVOCATORIA Y SUPRESIÓN: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos, y garantías constitucionales y legales. A su vez tendrá lugar cuando el titular expresa y por escrito manifieste su intención de ser retirado de las bases de datos objeto de tratamiento.
  7. GRATUIDAD EN EL ACCESO: Acceder en forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de tratamiento, de los cuales sea titular, dentro de los parámetros de la presente política.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

8. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Todos los obligados a observar esta política deberán cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones:

  1. DEBERES CUANDO ACTÚA COMO RESPONSABLE:
    1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
    2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
    3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
    4. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    5. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
    6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
    7. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
    8. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
    9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados.
    10. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento en la atención de consultas y reclamos según los términos de la presente política.
    11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
    13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
    14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
    15. Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política.
    16. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  2. DEBERES CUANDO REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVÉS DE UN ENCARGADO:
    1. Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
    2. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    3. Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
    4. Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
    5. Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
    6. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  3. DEBERES RESPECTO A LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO:
    1. Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
    2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. TRANSFERENCIA E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN.

Para desarrollar su objeto social y en virtud del giro ordinario de sus negocios, se podrá transferir e intercambiar datos personales recolectados a empresas subsidiarias, matrices, y en general a cualquier otra persona natural o jurídica. Para tal efecto, JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S asegurará de que la persona receptora de la información cuente con las medidas razonables de seguridad informática que protejan la información de manera adecuada y suficiente, lo anterior en consonancia con el punto anterior en cuanto a deberes.

10. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL.

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal,JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

11. AVISO DE PRIVACIDAD.

En el evento en el que JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S  no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad, cuya copia será conservada por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio para consulta posterior.

12. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

Sólo se podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

13. RESPONSABLE

El OFICIAL DE CUMPLIMIENTO de JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S será el responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral seis (6) de la presente política.

14. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL

De conformidad con lo anterior, se dispone lo siguiente:

14.1 CONSULTAS: Las mismas se atenderán dependiendo del canal en el cual se hagan efectivas.

  1. ELECTRÓNICO: Si desea realizar una consulta respecto a los datos personales objeto de tratamiento, podrá hacerlo a través de los siguientes medios:
    1. Llenando el formulario que se encuentra en http://www.jpsfotocopiadoras.com
    2. Enviando un correo electrónico a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
  2. ntación, según lo dispuesto en el mismo numeral, podrán:
    1. Llamando a la línea telefónica 6415879
    2. Enviando la solicitud de petición, queja o reclamo en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m a 12:00 m o de 2:00 p.m a 5:30 p.m a la dirección postal Calle 55a 1w 21 barrio Mutis

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PARÁGRAFO 1: Una vez se reciba la solicitud, se enviará una confirmación donde se solicitará copia del documento de identidad. En caso de que se actúe como representante del titular de la información, se solicitará el documento (poder, registro civil) que legitima la consulta a nombre del titular.

PARÁGRAFO 2: JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S contará con un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha siguiente del recibo de su solicitud para atender la consulta. En el caso de que no se pueda cumplir el término de diez (10) días para dar respuesta a la solicitud, se informará con antelación a esa fecha, las razones por las que no es posible atender a la solicitud dentro del término inicial y se indicará la fecha de respuesta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.2 RECLAMOS: Con el fin de presentar reclamos respecto al tratamiento de los datos que reposan en las bases, el mismo se hará a través de los medios y formas dispuestas en el numeral anterior. En cuanto a términos, JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S  contará con un término inicial de quince (15) días hábiles para tales fines. En el caso de que no se pueda cumplir el término descrito, se informará con antelación a esa fecha, las razones por las que no es posible atender a la solicitud dentro del término inicial y se indicará la fecha de respuesta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta norma, JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas tendientes a garantizar la seguridad e integridad de los datos objeto de tratamiento. En desarrollo del principio de Seguridad de los Datos personales, JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta norma. Es obligación de los destinatarios de la presente política informar a JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación. En estos casos, JPS FOTOCOPIADORAS S.A.S comunicará a la autoridad de control tal situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

16. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entrará en vigencia a partir del día primero del mes de noviembre de 2016, y deroga expresa y tácitamente la Política de Tratamiento de datos personales que estuvo vigente con anterioridad a la fecha descrita.

En caso de que la presente política llegue a sufrir algún cambio, se notificará a los titulares de los datos personales que hayan otorgado su autorización para el tratamiento.